Microsoft Office Tools

معمولا Microsoft Office‌ به خاطر برنامه‌هاي كاربردي اصلي آن يعني Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access‌ مورد استفاده قرار مي‌گيرد اما اگر از 2003 Office ‌استفاده مي‌كنيد، صرف‌نظر از نسخه انتشاري، ابزارهاي مفيد ديگري را مي‌توانيد از منوي Start ويندوز و در گروه Microsoft Office و در قسمت Tools‌‌‌‌ ‌بيابيد.
ابزار Microsoft Office Picture Manager ‌:
اگر می خواهید یکباره کیفیت کل عکس های موجود در یک پوشه را زیاد کنید برنامه بسیار خوبی را انتخاب کردید . کافیست تمام عکس ها را در برنامه انتخاب کنید و بر روی AutoCorrect کلیک کنید . کیفیت عکس هایتان بطور باور نکردنی زیاد می شود .
اين برنامه نه تنها ابزار مناسبي براي مديريت و مشاهده تصاوير است، بلكه امكان ويرايش تصاويـــر براي قالب‌هاي TIFF، PNG، JPEG، GIF، EMF‌، BMP و WMF ‌را فراهم مي‌كند. بـه علاوه از اين نرم‌افزار مي‌توانيد جهت فشرده سازي فايل‌ها در اكثر قالب‌هـاي ذكر شده و تبديل تصاوير از يك قالب به قالب ديگر استفاده كنيد.
Picture Manager ‌ظاهري شبيه به Windows Explorer‌دارد كه ‌آن را در نماي Thumbnails(منوي View‌، گزينه Thumbnails) تنظيم كرده باشيد،‌اما داراي امكانات بيشتري است. پنجره سمت چپ Picture Manager ‌بر خلاف Explorer،‌ ‌نمودار سلسله مراتبي از پوشه‌هاي موجود در هاردديسك را نمايش نمي‌دهـد، بلكه به جاي آن حاوي ميانبرهـاي مربوطه به پوشه‌هاي خاص است. اگـر تصاوير مورد نظـر شما در پوشه‌هاي مختلفي پراكنده شده‌اند، مي‌توانيد با اضافه كردن يك ميانبر براي هر پوشه، مستقيما به آنها دسترسي داشته باشيد.
اگر مي‌خواهيـد در تمام قسمت‌هاي يك درايو پيمايش كنيد، مي‌توانيد يك ميانبر از پوشه‌اي كه داراي زير پوشه است، تهيـه كرده و ميانبر مورد نظر را انتخاب كنيد و به زير شاخه‌هاي آن وارد شويد. به عنوان مثال اگر يك ميانبر براي درايو C ‌ايجاد كنيد، مي‌توانيد به تمام قسمت‌هاي درايو C‌ دسترسي داشته باشيد. ‌براي اضافه كردن يك ميانبر ‌از منوي File، گزينه Add Picture Shortcut ‌را انتخاب كنيد. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصيص ميانبر را انتخاب كرده و روي دكمه Add‌ كليك كنيد.
براي اينكه ميانبرها به صورت خودكار اضافه شوند، از منوي File گزينه Locate Pictures ‌را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منوي كشويي look in‌ درايو مورد نظر را انتخاب كرده و روي دكمه OK‌ كليك كنيد. اگر در اين منو، ‌گزينه Local Drives‌ را انتخاب كنيد،‌Picture Manager ‌براي همه پوشه‌هاي موجود در هاردديسك كه حاوي فايل‌هايي در قالب‌هاي موردنظر باشند، ميانبر ‌تهيه مي‌كند.
براي حذف يك ميانبـر، روي آن كليك راست كنید و گزينه Remove Shortcut‌ را انتخـاب كنيد. (يا پس از انتخاب آن، كليدهاي Shift+F10 ‌را بفشاريد) توجه داشته باشيد كه روي گزينه Delete كليك نكنيد،‌ چرا كه اصل پـوشه و محتويات آن را از روي هاردديسك پاك مي‌كند.
از ديگر امكانات Picture Manager ‌قابليت تبديل فايل‌ها از يك قالب به قالب‌هاي ديگر است؛ براي این منظوربعد از انتخاب فايل يا فايل‌هاي مورد نظر، در منوي File ‌روي گزينه Export‌ كليك كنيد.
سپس از فهرست كشويي Export With This File Format، ‌قالب نهايي را كه يكي از موارد PNG،‌JPG، GIF،‌BMP ‌يا TIF است، مشخص كنيد.
شما مي‌توانيد از ابزارهاي ويرايشي Picture Manager ‌که در منوي Picture‌ قرار دارند، استفاده كنید. اين ابزارها امكاناتي نظير حذف قرمزي چشم، تنظيم روشنايي و كنتراست، چرخاندن تصوير، ‌تغيير اندازه و فشرده‌سازي را فراهم مي‌كنند.
‌ Microsoft Office Document Scanning‌ و Microsoft Office Document Imaging‌:
اين دو ابزار با هم كار مي‌كنند؛ بدين ترتيب که وقتي يك صفحه توسط Document Scanning ضبط مي‌شود، جهت نمايش و ويرايش به ابزار Document Imaging‌ ارسال مي‌شود و در مقابل Document Imaging‌ براي انجام فرآیند اسكن، ‌از Document Scanning‌ استفاده مي‌كند. اين دو ابزار از آن جهت حائز اهميت هستند كه در تركيب با ويندوز XP، برخي قابليت‌ها جهت مديريت اسناد را در اختيار مي‌گذارند. هنگامي ‌كه Document Scanning‌ را باز مي‌كنيد، درباره اسكنر مورد استفاده از شما سوال خواهد كرد.اگر اين پرسش انجام نشد و شما در سيستم خود بيشتر از يك اسكنر نصب كرده‌ايد، روي دكمه Scanner ‌كليك كنيد و از فهرست موجود، اسكنر دلخواه را انتخاب كنيد. در این پنجره دو کادر علامتي ‌نيـز مشاهده مي‌كنيـد. براي اينكه قبل از هر بار اسكن بتوانيد تنظيمات را بررسي كنيد یا آنها را تغيير دهید، گزينه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning ‌را فعال كنيد. ‌از طريق ويژگي Preset برنامه مي‌توانيد بسياري از تنظيمات را كنترل كنيد. براي مشاهده اين تنظيمات، روي هر كدام كليك كرده و دكمه Preset Options‌ را بفشاريد. در پنجره باز شده روي Edit Selected Preset‌ كليك كنيد. (با استفاده از گزينـه Create New Presets ‌مي‌توانيد نوع جديدي از تنظيمات را ايجاد كنيد.)
براي مشاهده تنظيمات يا تغيير آنها بـا زبانه‌هاي مختلف و همچنين گزينه‌هاي قابل دستيابي از طريق دكمه Advanced ‌كار كنيد.
در اين بين، دو گزينه اهميت بيشتري دارند. زبانه General‌ را انتخاب كنيد تا دكمه Create Shortcut در دسترس قرار گيرد. با كليك روي این دكمه مي‌توانید يك ميانبر از Preset جاري در دسك‌تاپ خود بسازيد بدين ترتيب با دابل كليك روي ميانبر به‌سادگي عمليات اسكن طبق تنظيمات آن Preset انجام مي‌شود.
در زبانه Processing ‌گزينه OCR ‌را مي‌بينيد كه مي‌تواند متن را در يك سند اسكن شده تصويري، تشخيص دهد. ويژگي OCR ‌فايل اسكن شده را در Document Imaging قابل جستجو كرده و آن را براي Indexing Service ويندوز جهت ارائه قابليت‌هاي ابتدايي مديريت سند، قابل خواندن مي‌كند. بدين ترتيب مي‌توانيـد در يك سند اسكن شده نيز بــا بهره‌گيري از ويژگي جست‌وجوي ويندوز به دنبال عبارت موردنظر بگرديد.
همچنيـن مي‌توانيد با استفاده از منوي Tools و انتخاب گزينه Send Text to Word، يك سند را از Document Imaging به Word منتقل كنيد (البته اگر در هنگام اسكن، متن تشخيص داده نشده است، ابتدا بايد از منوي Tools، گزينه Recognize Text Using OCR را انتخاب كنيد.)
يكي ديگر از امكانات مفید Document Imaging ‌آن است كه مي‌توانيد در يك سند چند صفحه‌اي ترتيب صفحات را از طريق درگ كردن و رها كردن (drag&drop) تغيير دهید. همچنين مي‌توانيد صفحاتي را از يك پنجره Document Imaging‌ به پنجره‌ ديگر درگ كنيد. برنامه Document Imaging ‌از دو نوع قالب فايلي پشتيباني مي‌كند: TIFF‌ و MDI براي به اشتراك گذاشتن فايل‌ها بهتر است از قالب TIFF‌ استفاده كنيد. اما توجـه داشته باشيد كه اگر فايلي را در قالب TIFF ‌ذخيره كنيد، اطلاعات متني آن در صورتي كه با OCR تشخيص داده شده باشد، از بين خواهد رفت و بنابراين بايد مجددا آن را تشخيص دهيد. MDI‌ از این مزيت برخورداراست كه فايل‌هايي با حجم كمتر توليد مي‌كند. مثلا اگر فايلي در قالب TIFF ‌حجمي برابر 112‌ مگابايت اشغال كند، حجم اين فايل در قالب MDI‌ به 333 كيلو بايت ‌كاهش مي‌يابد.
ابزار Microsoft Clip Organizer‌ :
همان‌طور كه از نام آن برمي‌آيد، ابزاري است براي مديريت و گردآوري كليپ‌هاي هنــري كه برخي از آنها روي سيستم نصب مي‌شوند و برخي ديگر توسط گزينه Clips Online‌ از منوي Tools قابل دريافت هستند.
گزينه Add Clips To Organizer‌ از منوي File‌ همانند مورد مشابه در بـرنامه Picture Organizer‌ امکان اضافه كردن كليپ‌ها بــه‌صورت دستي يا خودكار را فراهم مي‌كند. در اينجا نيز مي‌توانيد به آساني با كاوش در منوها و بررسي هر يك از گزينه‌ها،‌ ‌كار با اين برنامه را ياد بگيريد. به علاوه گزينه Search‌ از منوي View به شما امكان مي‌دهد كــه با استفاده از يك كلمـه كليدي در يك مجموعـه هنري و يا بين مجموعه‌هاي مختلف به جست‌وجو بپردازيد. براي حذف يك كلمه كليدي يا تغيير آن، روي كليپ موردنظر كليك راست كرده و از منوي باز شده Edit Keywords‌ را انتخاب كنيد.
ويزارد Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard :
اين ويزارد ‌تنظيمات برنامه‌هاي Office‌ را ذخيره مي‌كند. همچنين مي‌توانيد تنظيمات ذخيره شده قبلي را نيز بازنشاني كنيد. هنگامي ‌كه تنظيمـات مورد نظر را در يك فايل ذخيره مي‌كنيد، تنها با انتقال اين فايل به يك كامپيوتر ديگر مي‌توانيد در يك لحظه تمام اين تنظيمات را در برنامه‌هاي 2003 Office آن سيستـم ‌اعمال كنيد.
ابزار Microsoft Office Application Recovery :
با استفاده از اين برنامه مي‌توانيد كارهاي خود را بازيابي كنيدهمچنين این ابزار ‌اجراي برنامه‌‌هاي Office‌ را كه دچار اشكال شده و اصطلاحا قفل كرده‌اند،‌ خاتمه مي‌دهد.
ابزار Language Settings 2003 Microsoft Office‌:
اين ابزار بـه شما امكان مي‌دهـد كه گزينه‌هاي زباني مورد استفاده در برنامه‌هاي Office ‌و همچنين زبان پيش‌فرض را بـــــا حذف يا اضافه كـردن زبان مورد نظر در ليست Enabled تغيير دهيد. به عنوان مثال اگر زبان Office ‌را از (.English (U.S‌ به English (.U.K) تغيير دهيـد، ويژگي spell-checker، موجب یافتن غلط های دستوری و غلط های املایی در متن می شود که در اینجا می توان زبان لغت نامه را تعیین نمود.
ابزار Snapshot Viewer Microsoft Office Access‌:
این ابزار به شما امكان تهيه تصوير از گزارشات Access‌ را مي‌دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه‌هاي Office شامل Access موجود است. تهيه تصوير از گزارش ها زماني مفيد است كه بخواهيد اين اطلاعات را با افرادي كه Access ‌ندارند، به اشتراك بگذاريد: براي اين منظور بايد يك كپي از Viewer‌يا يك پيوند اينترنتي براي دريافت برنامه را همراه با تصاوير ارسال كنيد. بـه‌صورت پيش‌فرض فايل Snapview.exe ‌در مسير
C: program filescommon files microsoft sharedsnapshot viewer
قرار دارد. اين برنامه از سايت مايكروسافت نيز قابل دريافت است.
ابزار Digital Certificate for VBA Projects:
‌اين ابزار به شما امكان مي‌دهد كه يك گواهينامه ديجيتالي تهيه كنيد. بدون اين گواهينامه سيستم امنيتي ماكروهاي Office، ‌با ماكروهايي كه ايجاد كرده‌ايد، به عنوان ماكروهاي غير معتبر برخورد مي‌كند و بسته به تنظيمات امنيتي Office‌، ممكن است با هر بار باز كردن فايل حاوي ماكرو از شما بپرسد آيا مايليد ماكروها را فعال كنيد و يا به سادگي آنها را غيرفعال مي‌كند. با استفاده از اين ابزار مي‌توانيد ماكروهاي خود را براي نرم‌افزار Office ‌معتبر كنيد.